Paragraaf: Bedrijfsvoering

Algemeen

Het document (Samen) Werken, Gewoon Doen vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling van organisatie en bedrijfsvoering. Daarbij zijn er 15 verbeteracties opgesteld om dit te bereiken. Inzet is een flexibele organisatie die een zelfstandige gemeente Someren op adequate wijze kan faciliteren en ondersteunen. De gemeente Someren gaat voor:

Op elk van deze onderdelen is uitvoering gegeven en in 2021 zullen we op de ingeslagen weg doorgaan waarbij de accenten naast deze onderdelen ook komen te liggen op verbetering van de integraliteit en projectmatig werken.

In ons college-werkprogramma 2018 – 2022 hebben wij vertrouwen in de burger uitgesproken. Dat willen we ook in 2021 opnieuw blijven uitstralen. Het is ons voornemen ook in de komende periode in het beleid dat we ontwikkelen uit te gaan van de eigen kracht van burgers en ondernemers. Dat wil wat ons betreft zeggen dat we de kaders aangeven waarbinnen burgers en ondernemers in vrijheid kunnen ontwikkelen. Burgerparticipatie onder andere bij de uitvoering van de Omgevingswet is daarbij een belangrijk instrument worden. Van ons mag verwacht worden dat we deze kaders bewaken (door middel van vergunningverlening, toezicht en handhaving) en daar optreden waar deze grenzen worden overschreden.

De gemeente heeft in 2017 het landelijk Manifest Duurzaam Inkopen (MVI) ondertekend.
Als uitvloeisel hiervan stelt de gemeente jaarlijks een actieplan MVI op met daarin opgenomen concrete activiteiten die wij als gemeentelijke organisatie zelf uitvoeren.
Ook in de jaarschijf 2021 zal extra aandacht worden geschonken aan de uitkomsten van het klimaatakkoord maar ook de toenemende regionale en eigen organisatie-ambities zoals opgenomen in de Beleidsnota duurzaamheid Someren 2019-2022.

Organisatie

In 2016 is het nieuwe organisatiebesluit vastgesteld met:

De vier nieuwe procesgerichte clusters zijn:

In de afgelopen periode hebben we veel stappen gezet in de verdere doorontwikkeling van onze organisatie. Daar gaan we mee door.
Van belang is ook om te onderkennen dat het zorgen voor een efficiënte en effectieve organisatie een continu proces is dat nooit stil staat. Ingespeeld moet worden op nieuwe ontwikkelingen en wensen van onze klanten. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan de verdere digitalisering en burgerparticipatie maar zeker ook nieuwe wetgeving zoals onder andere de Omgevingswet. Hierdoor zullen processen regelmatig tegen het licht moeten worden gehouden of deze aangepast moeten worden. De cultuurverandering die het gevolg is van deze veranderingen zal daarom nog veel langer doorwerken en daar wordt vanuit de doorontwikkeling van de organisatie extra aandacht aan geschonken.

Informatisering, automatisering en digitalisering

Op technisch gebied is in de afgelopen jaren gezorgd dat de losse onderdelen (zoals: basisregistraties, DigiD) en de backofficeapplicaties gekoppeld zijn met het centrale zaaksysteem. Zoals bekend is Someren aangesloten op het integrale overheidsportaal MijnOverheid waarop burgers toegang hebben tot al hun overheidszaken. De voortgang is dan voor onze klanten 24 uur per dag te volgen.
Dit maakt het ook mogelijk om zaken automatisch te starten vanuit E-formulieren wat zowel de dienstverlening als de efficiency ten goede komt. De digitale verwerking van de informatie zorgt naast efficiency en effectiviteit óók voor mogelijkheden om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken en om makkelijker met partners en in ketens te kunnen communiceren.
Hiermee sluit gemeente Someren ook aan op de Visiebrief digitale overheid 2017 van de Rijksoverheid.
Vanuit het zaaksysteem vinden nu alle werkzaamheden plaats, zowel de dienstverlening als alle interne werkzaamheden.  Het zaaksysteem is ge-update en in de cloud gezet waardoor is ingespeeld op de toekomst. Ook voor het management levert het systeem sturingsinformatie op (aantallen, doorlooptijden, kwaliteit) die weer gebruikt kunnen worden voor verbeteringen in de dienstverlening. Dit zaaksysteem is dus de basis voor de werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie.
Zoals bekend is in 2020 gestart met de ontvlechting van de I&A samenwerking met de gemeente Asten. Omdat Someren veel te klein is om I&A zelf geheel uit te voeren is in 2020 een marktverkenning uitgevoerd om te bepalen bij welke partner de I&A samenwerking kan worden ondergebracht. Op basis van die marktverkenning is de keuze gevallen op een samenwerking binnen een Gemeenschappelijke Regeling. De besluitvorming zal eind 2020 plaatsvinden en het proces en de implementatie zal geheel 2021 in beslag nemen.
Gemeenten beheren heel veel informatie die adequaat, juist en actueel moet zijn en moet voldoen aan de privacywetgeving. Dit is noodzakelijk om haar eigen werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, de privacy te waarborgen, maar ook om bijvoorbeeld andere overheden, waterschappen etc. juiste gegevens te kunnen verstrekken. Diverse acties zijn uitgezet om de bescherming van persoonsgegevens en ook de beschikbaarheid en kwaliteit van de gegevens te borgen. Dit zal in 2020 e.v. continu worden gemonitord en gewaarborgd.

Gemeente Someren is aangesloten bij de InformatieBeveiligingsDienst (IBD). Dit is een initiatief van de VNG en KING die veel praktische handvaten biedt om die borging en bescherming op peil te brengen. In 2018 is een plan opgesteld om te voldoen aan alle wettelijke eisen t.a.v. beveiliging met de focus op de bestaande verplichtingen, maar ook in een bredere context van techniek (computersystemen), fysieke beveiliging (toegang tot bepaalde ruimten) en gebruikers (laptops, usb-sticks) zijn geplaatst. Dit is in uitvoering gebracht en zal ook in 2021 e.v. continu worden gemonitord en daar waar nodig worden bijgesteld. Ook informatie- en bewustwordingsbijeen-komsten zijn verzorgd.

Regionale samenwerking

 Hoewel Someren krachtig inzet op regionale samenwerking, zien wij deze samenwerking nog altijd als een instrument om de zelfstandigheid te bewaren. Dat is zowel in de Peel het uitgangspunt als in de MRE (Metropoolregio Eindhoven). Dit standpunt hebben we ook richting Provincie uitgestraald in het kader van “Veerkrachtig bestuur” in 2017. De 6 Peelgemeenten hebben daarbij dezelfde visie en deze ook kenbaar gemaakt bij de provincie.
Asten/Someren
De vormen van samenwerking met Asten zijn ondergebracht in dienstverlenings- en detacheringsovereenkomsten.  Het onderdeel I&A zal zoals hiervoor is aangegeven worden ontvlecht en worden ondergebracht bij en Gemeenschappelijke Regeling.
De Peel
Met de 6 Peelgemeenten en Geldrop-Mierlo is de samenwerking voor de uitvoering van de Participatiewet ondergebracht bij de Gemeenschappelijke Regeling Werkbedrijf Atlant De Peel (Senzer).

De 5 Peelgemeenten (Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek en Someren) werken samen op het gebied van de Wmo, jeugdhulp, bijzondere bijstand, minimabeleid & schulddienstverlening. Deze samenwerking is ondergebracht in de Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten. De basis taken op genoemde gebieden worden uitgevoerd door de Peelgemeenten. Eventuele plustaken binnen genoemde gebieden kunnen ook door de Peelgemeenten worden uitgevoerd. Someren heeft bijvoorbeeld het werkgeverschap Jeugd bij de Peelgemeenten ondergebracht.

BSOB
Met ingang van 1 januari 2018 is de gemeente Someren aangesloten bij de BelastingSamenwerking Oost-Brabant (BSOB). Deze gemeenschappelijke regeling voert voor 11 gemeenten in Oost-Brabant en het waterschap Aa en Maas de waardering van OZB-objecten en de heffing en inning van gemeentelijke- en waterschapsbelastingen uit.